Rekrutacja w urzędach różni się od tej, jaką znamy z prywatnych firm. Przepisy prawa jasno określają procedurę naboru na stanowiska urzędnicze. Jedną z nich jest obowiązek publikacji oferty pracy w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). To konieczność, ale kto ze zwykłych śmiertelników wie co to jest BIP i zagląda tam od niechcenia?

Co zrobić, gdy zamieszczenie ogłoszenia w takiej formie nie przynosi  zadowalających efektów? Czy urząd może sobie pozwolić na praktyki rekrutacyjne wychodzące poza kanon standardowych działań formalnych, mających na celu pozyskanie kandydatów do pracy? I czy potrafi do tego podejść jak rasowy rekruter? 

Okazuje się że tak! O tym jak można uatrakcyjnić proces rekrutacji na stanowiska urzędnicze z zachowaniem wymogów formalnych, opowiedziała mi Agnieszka Skupień, Rzeczniczka Prasowa Urzędu Miasta Rybnika.

Przeglądając Facebooka trafiłam na posta zapraszającego do pracy w zespole Marketingu i Mediów Waszego Urzędu. Już samo zdjęcie wzbudzało pozytywne emocje  i zachęcało do kliknięcia po “więcej”. Ilość reakcji pod publikacją również świadczy o tym, że post zwrócił uwagę i był chętnie udostępniany.

Czy Wasze rekrutacje zawsze zaczynają się od takiej publikacji w mediach społecznościowych?

 

odpowiada Agnieszka Skupień: 

Standardowy proces rekrutacji rozpoczyna się od umieszczenia na BIPie informacji o tym, że szukamy nowego pracownika, bo jak w urzędzie coś jest na BIPie, to urzędnik myśli, że wszyscy o tym wiedzą. Nie chciałabym tym stwierdzeniem deprecjonować sposobu myślenia urzędników, ale wynika ono z tego, że z definicji mamy przestrzegać prawa, trzymać się ustaw i w kwestii rekrutacji również byliśmy tacy pryncypialni.

 

Co skłoniło Was do zmiany podejścia?

 

Agnieszka Skupień: Wiedzieliśmy, że na BiP nikt nie zagląda. Statystyczny Kowalski w natłoku codziennych obowiązków nie otwiera spontanicznie Biuletynu Informacji Publicznej, więc czuliśmy, że musimy zrobić coś więcej. W przeciwnym razie informacja o ofercie pracy nie dotrze do większej liczby kandydatów a nasze poszukiwania będą się przeciągały.

Pierwszym krokiem było umieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej miasta, gdzie stworzyliśmy zakładkę “pracuj z nami”. Jednak z racji tego, że to witryna internetowa miasta, nie ma wystarczająco dużo odsłon, by znacząco zwiększyć oglądalności naszej oferty pracy.

Ogłoszenia na portalach typu Pracuj.pl – oznaczały dla nas konieczność zakupu pakietu ogłoszeń, co nie byłoby dobrze postrzegane przez mieszkańców, ponieważ wydajemy pieniądze publiczne.

Pomyśleliśmy więc o mediach społecznościowych a konkretnie o FB, który nadal funkcjonuje jako miejsce, w którym ludzie poszukują nowej pracy. W ten sposób zapadła decyzja o wypróbowaniu tego medium w rekrutacji.

 

Skąd pomysł na zdjęcie przedstawiające zespół w naturalnym środowisku pracy?

 

Agnieszka Skupień: Zaczęliśmy się zastanawiać czym właściwie jest praca w urzędzie. Kiedyś stanowiska urzędnicze były uznawane za prestiżowe, kojarzone z szacunkiem i nobilitacją. 

Dzisiaj już tak nie jest. Współcześnie pokutuje stereotyp urzędnika niekoniecznie przeciążonego obowiązkami, pracującego “za pieniądze podatników” i spędzającego część dnia pracy na piciu kawy. Takie wyobrażenie nie pomaga w promowaniu ofert pracy na stanowiska urzędnicze. Chcąc pokazać kandydatom jak jest naprawdę, musieliśmy się liczyć z ryzykiem niepochlebnych komentarzy. 

Z drugiej strony urząd jest kobietą – na 450 pracowników kobiety stanowią zdecydowaną większość zatrudnionych, bo aż 400 osób. Wszystkie świadczenia jakie oferujemy, a przede wszystkim uregulowany czas pracy “od do”, są atrakcyjne szczególnie dla kobiet, bo ułatwiają pogodzenie życia rodzinnego z pracą. Tylko jak o tym powiedzieć kandydatom?

Potrzebowaliśmy autentycznego przekazu, popartego wizerunkiem prawdziwych pracowników.

 

 

 

Z jakimi wyzwaniami musieliście się zmierzyć chcąc opublikować w mediach społecznościowych ofertę ze zdjęciem pracowników?

 

Agnieszka Skupień: Rybnik nie jest dużym miastem, sporo ludzi się zna, więc nie każdy chętnie godzi się na udostępnianie swojego zdjęcia w oficjalnym kanale społecznościowym miasta. O ile twarz rzeczniczki prasowej jest znana, to nie wszyscy w zespole mają obowiązek upubliczniania swojego wizerunku w mediach. 

Na szczęście Pracownicy Wydziału Marketingu i Promocji Mediów podłapali pomysł i zgodzili się pokazać swoje twarze na zdjęciach. 

Tak powstała kampania “Jak Ci się wydaje, jak wygląda praca w urzędzie?”. Jej celem było znalezienie nowego pracownika do prowadzenia naszych mediów społecznościowych. 

W poście rekrutacyjnym zestawiliśmy ze sobą 2 zdjęcia zespołu – pierwsze stylizowane na poważne, zgodne ze stereotypowymi wyobrażeniami ludzi o pracy w urzędzie,  a drugie na luzie, na którym pokazaliśmy, że mamy do siebie dystans a atmosfera pracy nie jest drętwa.

 

Jaki był efekt Waszej publikacji?

Agnieszka Skupień: Kandydatki, które zatrudniliśmy do naszego zespołu w obu ostatnich rekrutacjach przyznały, że zaintrygowało je nasze zdjęcie w poście. Atrakcyjny wygląd oferty sprawił, że udostępniliśmy tą publikację również na osobistych profilach, dzięki czemu zwiększyliśmy zasięg do 114 706 unikalnych użytkowników.

Ofertę umieściliśmy też na portalu związanym z grafiką, gdzie znalazła ją nasza Wiola i postanowiła zaaplikować. W efekcie mamy bardzo dobrego pracownika. Wiola jest z nami już ponad rok, wpisała się w zespół i przyniosła nową energię. Dziś można już to powiedzieć, że rekrutacja się udała.

Druga rekrutacja również zakończyła się pomyślnie. Czekaliśmy na zatrudnienie wybranej kandydatki dwa miesiące. Odeszła z korporacji. Powiedziała, że śledziła profil społecznościowy miasta i działania naszego Wydziału. Bardzo jej się podobało, to co robimy.  A kiedy zobaczyła posta poczuła, że to jest ten moment!

 

 

Z jakimi reakcjami urzędników spotkała się Wasza publikacja?

 

Agnieszka Skupień: Sposób pokazania pracy urzędnika, na jaki zdecydowaliśmy się w rekrutacji, oburzył część opinii publicznej. Nasza publikacja była nawet dyskutowana na jednym z forów internetowych, gdzie  została uznana za przejaw kryzysu w mediach społecznościowych i jednocześnie strzał w kolano dla samego urzędu. 

My jakoś tego kryzysu nie odczuliśmy, odbiór posta na FB był bardzo pozytywny a wręcz byliśmy zaskoczeni reakcjami w rodzaju:

“Aaaaa, to można tak pokazać pracę w urzędzie, a to ciekawe…” 

albo „Zróbcie też taką rekrutację dla naszego wydziału.” 

Czemu nie?

Tyle tylko, że gdy zaproponowaliśmy kolegom z Wydziału Inwestycji podejście analogiczne do naszego, polegające na pokazaniu kandydatom autentycznego środowiska pracy, okazało się, że sesja zdjęciowa z udziałem pracowników w terenie, na budowie, podczas nadzorowania jednej z miejskich inwestycji, to pomysł, na który zespół wówczas nie był jeszcze gotowy. 

Cóż, z tego co mi wiadomo nadal szukają pracowników, ale jaskółki donoszą, że może jednak odważą się na publikację podobną do tej jaką odnieśliśmy sukces w Zespole Marketingu i Mediów.

 

 

Czy nowatorski sposób pozyskiwania kandydatów, wpłynął na postrzeganie Waszego Urzędu wśród mieszkańców miasta?

 

Agnieszka Skupień: Wielu osobom z długoletnim stażem na stanowiskach urzędniczych, wydaje się, że sposób pokazania ich pracy jaki zaproponowaliśmy w rekrutacji “nie przystoi” instytucji urzędu.

Właśnie to staramy się zmieniać. Jeśli pokazujemy się w rekrutacji jako zespół ludzi z krwi i kości, otwartych na kontakt z mieszkańcami i zaangażowanych w sprawy miasta, to musimy być w tym spójni również w codziennej obsłudze rybniczan.

W ten sposób poprawiamy standardy pracy, bo chcemy wykonywać ją coraz lepiej szukając narzędzi przyjaznych mieszkańcom. Właśnie to chcieliśmy przekazać również w naszych ostatnich rekrutacjach i cieszymy się, że zostało to zauważone.

 

Historia rekrutacji z UM Rybnika jest przykładem na to, że niereformowalne procedury jakimi obwarowany jest proces rekrutacji w urzędzie, można zbalansować komunikacją do kandydatów opartą na autentycznym wizerunku urzędników. To przełamuje zakorzenione stereotypy i zachęca do rozważenia pracy w instytucji państwowej.

Czy takich postów rekrutacyjnych może być więcej również w innych polskich instytucjach, w których czas pozornie się zatrzymał?

Wiele zależy od tego, czy spotkamy tam ludzi, którzy nie tylko dostrzegają potrzebę zmiany, ale potrafią znaleźć kompromis między wymogami formalnymi sprzed lat a współczesnym podejściem do komunikacji ofert pracy. 

Zespół rybnickiego magistratu z Wydziału Marketingu i Mediów może być inspiracją dla tych, którzy są gotowi na tak odważny krok w swoim urzędzie a może w innej placówce z tzw. sektora budżetowego. Dajcie znać czy się udało! Trzymamy za Was kciuki!