Dylematy zaofertowanego kandydata, czyli po co ten preonboarding?
Rozpoczęcie nowej pracy niesie ze sobą silne emocje – często skrajne. Ogromna ekscytacja potrafi przeplatać się z porządną dawką stresu.
Już na tydzień przed “Day 1” myśli nowego pracownika konsekwentnie uciekają w stronę nowego miejsca pracy, a dzień przed może przytrafić się nawet bezsenność…
Co zaprząta głowę nowozatrudnionej osoby? Na jakie pytania raz po raz próbuje sobie odpowiedzieć?
- Czy dużo czasu zajmie mi odnalezienie się w nowym miejscu?
- Nawet nie rozumiem do końca czym zajmuje się firma, ile czasu minie zanim poznam dokładnie produkt/usługę?
- Jak odbiorą mnie nowi koledzy i koleżanki z zespołu?
- Czy mój zespół będzie działał podobnie jak ten w poprzednim miejscu pracy? Czy będę miał/a podobne zadania?
- Czy będę pasować do zespołu i do firmy?
- W zasadzie nie za bardzo zrozumiała/em zasady systemu premiowego, ciekawe ile może mi wpaść dodatkowo na konto i z jaką częstotliwością?
- Czy można korzystać ze wszystkich benefitów, o których mówili w czasie rekrutacji, już od pierwszego dnia pracy?
- O której muszę wyjechać, by zdążyć na czas? Gdzie i czy w ogóle uda mi się zaparkować auto?
- W co się ubrać? Czy mają jakiś dress code?
- A co gdy będę musiał/a pracować zdalnie? Nie poznam zespołu na żywo?
- Jak to jest pracować online, w trybie home office? Nie mam takich doświadczeń, trochę się obawiam….
- Czy dostanę urlop na narty w grudniu?
- Ciekawe czy mają coś smacznego w kantynie?
Czy znalezienie zadowalającej odpowiedzi pozwoli nowemu pracownikowi spokojnie zasnąć? Co zrobić, aby zminimalizować stres przed pierwszym dniem pracy i pomóc nowej osobie rozpocząć ten dzień ze spokojem?
Słyszeliście o preonboardingu?
To milowy krok przed tym, jak wybrany kandydat, a wkrótce nowy pracownik, dołączy do organizacji i na dobre rozpocznie wdrożenie.
A wtedy może być już za późno… Na co?
- na upewnienie się, że odpowiada mu kultura organizacyjna w firmie, styl komunikacji, wartości, które są w niej ważne i niepisane zasady, które niekoniecznie muszą być w zgodzie z kandydatem;
- na poznanie zespołu, którego wyobrażenie zbudowane na podstawie informacji uzyskanych na rekrutacji szybko weryfikuje rzeczywistość;
- i wreszcie na świadomą, popartą argumentami decyzję na TAK lub NIE dla otrzymanej oferty.
A zatem jak sprawić, aby kandydat znalazł odpowiedź na wszystkie nurtujące go po przyjęciu oferty pytania, czuł coraz większą ekscytację przed rozpoczęciem pracy i powoli stawał się częścią firmy zanim jeszcze oficjalnie do niej dołączy?
Biorąc pod uwagę, że okres między pożegnaniem poprzedniego pracodawcy a otwarciem drzwi nowej firmy może trwać nawet kilka miesięcy, mamy sporo czasu, aby przekazać nowej osobie jak najwięcej na temat organizacji, do której dołącza.
Jak zorganizować preonboarding?
1. Zacznij od mailowego podsumowania oferty zatrudnienia, do której możesz załączyć wyczerpujący opis benefitów i zasad korzystania z nich oraz dodatków premiowych (z przykładową symulacją premii).
Przyda się również katalog możliwości rozwojowych, kalendarz konferencji i eventów branżowych, w jakich zamierzacie wziąć udział w najbliższym czasie. W ten sposób zbudujesz u kandydata zainteresowanie rozwojem w Waszej firmie i zachęcisz go do śledzenie katalogu szkoleń i innych eventów na bieżąco.
2. Zestaw Q&A, jaki możesz dołączyć do oferty pomoże zaofertowanemu kandydatowi znaleźć odpowiedź na pytania z cyklu praktycznych. Na liście powinna znaleźć się informacja o tym, gdzie zaparkować, jakimi liniami tramwajowymi i autobusowymi można do Was dojechać, jakie menu proponuje firmowa stołówka lub bistro, czy obowiązuje dress code, oraz najważniejsze numery kontaktowe (do przyszłego przełożonego, buddego oraz do recepcji).
Czytając najczęściej zadawane pytania, zaofertowany kandydat przekonuje się, że nie tylko on jest zainteresowany podobnymi kwestiami😊
3. W kolejnym mailu jaki skierujesz do zaofertowanego kandydata zbierz wszelkiego rodzaju materiały, za pomocą których komunikujecie w organizacji wartości firmowe i zasady regulujące funkcjonowanie firmy. Video, w którym Wasi managerowie opowiadają o strategii firmy, najciekawsze artykuły z intranetu, najważniejsze wpisy na firmowym blogu czy fragmenty Waszego newslettera, które dostarczą wiedzy o tym, co jest dla Was najważniejsze i czym aktualnie żyje organizacja.
4. Katalog produktów lub usług „wypożyczony” od zespołu sprzedaży przyda się, by nowy pracownik zrozumiał Wasz biznes. Link do materiałów produktowych będzie bardzo pomocny w zbudowaniu świadomości czym firma się zajmuje.
5. Wspólne wyjście z zespołem lub zaproszenie na lunch do firmy otworzy relację z przyszłymi kolegami i pomoże poczuć atmosferę, jaka panuje w pracy. Jeżeli pandemia przeszkodzi Wam w takich planach, przenieście spotkanie zapoznawcze na TEAMS (lub inna platformę), albo przygotujcie krótkie nagranie video, w którym każdy z zespołu powie coś o sobie, o tym nad czym akurat pracuje i jakie wspólne projekty będzie realizował wspólnie z nową osobą.
6. Link do vloga prowadzonego przez pracownika/ów zespołu, do którego trafi nowy pracownik pomoże mu lepiej zrozumieć zadania jakie będzie realizował. Tekstowy opis stanowiska nigdy nie odda rzeczywistych doświadczeń, sytuacji i wyzwań jakie czekają na nas w pracy każdego dnia.
7. Dołączenie zaofertowanego kandydata do listy odbiorców firmowego newslettera wzbudzi jego zainteresowanie tym, czym żyje firma. Tym samym nie umknie mu news o nowych technologiach, jakie akurat wprowadzacie, ważnych projektach, które toczą się w firmie, czy ważnych momentach w życiu organizacji. Natłok informacji w pierwszych dniach pracy raczej nie sprzyja koncentracji na lekturze intranetu czy wydawnictw wewnętrznych, więc lepiej zajrzeć do nich już wcześniej.
8. Obserwowanie profilów firmowych w mediach społecznościowych to świetne źródło informacji o bieżących wydarzeniach w firmie. Nie zapomnijcie zaprosić tam zaofertowanych kandydatów.
9. Jeżeli w procesie onboardingu korzystacie z aplikacji grywalizacyjnej i budującej zaangażowanie pracowników wokół w wybranych tematów, przygotujcie specjalną ścieżkę dla zaofertowanych osób. Atrakcyjny sposób podania informacji o firmie w konwencji gry, czy quizów, zachęci do aktywności bardziej niż plik tekstowy wypełniony fachowymi terminami.
10. Tym, którzy rozpoczną pracę w trybie online, przyda się przewodnik po zasadach z tym związanych, a czasem szkolenie z Microsoft TEAMS lub innego narzędzia do komunikacji biznesowej w firmie (jeżeli wcześniej nie korzystali a takich rozwiązań).
11. Częsty KONTAKT telefoniczny z zaofertowanym kandydatem odgrywa bardzo ważną rolę w procesie preonboardingu. Odbierając kolejne telefony, nie tylko od rekrutera, ale przede wszystkim od przyszłego przełożonego czy kolegów z zespołu, nowa osoba czuje się autentycznie oczekiwana przez firmę. Tematy rozmów mogą dotyczyć nie tylko kwestii związanych z zatrudnieniem, ale również bieżących wydarzeń w firmie, w zespole, nowych benefitów, które zostały włączone do kafeterii, eventów pracowniczych, na które chcemy zaprosić nową osobę, czy zmian w przestrzeni biura, z których skorzysta wkrótce zaofertowany kandydat. Krótkie i proste zapytania o to „Co słychać u Ciebie?” również wywoła pozytywną reakcję przyszłego pracownika.
Zastanów się, czy welcome pack musi czekać na nową osobę aż do 1 dnia pracy. Może chociaż część gadżetów mogłaby otrzymać wcześniej i cieszyć się nimi w domu, czy na urlopie poprzedzającym zmianę pracy? Warto więc dołączyć do zestawu startowego takie przedmioty, które przydadzą się nie tylko w pracy, ale również w codziennym życiu.
Jak zapamiętać to wszystko, co powinno znaleźć się w preonboardingu?
Pomoże Ci checklista, zawierająca wszystkie informacje, jakie chcesz przekazać pracownikowi zanim jeszcze rozpocznie pracę i pozwoli utrzymać z nim kontakt w okresie poprzedzającym pierwszy dzień w Waszej firmie.
Na liście powinny znaleźć się również narzędzia komunikacji z jakich skorzystasz, planowane terminy kontaktu z kandydatem oraz osoby odpowiedzialne za każdą aktywność w zaplanowanym kalendarzu preonboardingowym.
Upewnij się, czy wszystkie materiały jakimi chcesz podzielić się z kandydatem na etapie preonboardingu mogą być dystrybuowane wśród osób, które formalnie nie są jeszcze pracownikami.
Z pewnością macie jeszcze inne sposoby na preonbording. Podzielcie się nimi w komentarzu😊
Jeżeli dopiero szukacie pomysłu na proces preonboardingu w Waszej firmie
autorki artykułu: Małgorzata Klęczek, Ola Smereka
zdjęcia: www.unsplash.com, www.pixabay.com
