Event dla pracowników – zrób to sam

Masz świetny pomysł na event dla pracowników, ale brakuje Ci budżetu? Nie ma szans na współpracę z dostawcą zewnętrznym? Zrealizuj swój pomysł samodzielnie. Od czego zacząć? 

Jak samodzielnie zorganizować dobry event firmowy?

1. Wybierz okazję/kontekst/temat wydarzenia.  Przy organizowaniu wydarzenia firmowego krok po kroku to kluczowe.
2. Zdefiniuj grupę docelową, sprawdź kto chce wziąć udział w evencie.
3. Biorąc pod uwagę spodziewaną liczebność uczestników, zastanów się, czy event może odbyć się hybrydowo w reżimie sanitarnym, czy bezpieczniej w 100% przenieść go do sieci.
4. Wybierz termin, sprawdź czy nie koliduje z jakimś innym wydarzeniem w firmie, co mogłoby zmniejszyć frekwencję na jednym lub drugim.
5. Jeżeli możliwa jest hybrydowa formuła, określ potrzeby lokalowe, możliwość skorzystania z sali na terenie firmy i niezbędne środki ostrożności wynikające z reżimu sanitarnego.
6. Jeżeli decydujesz się na wersję online, wybierz stosowne narzędzie – platformę do spotkań online. W tej opcji musisz tak zaplanować agendę wydarzenia aby utrzymać maksymalnie wysoki poziom zaangażowania uczestników. Znudzony lub niezadowolony pracownik bardzo łatwo może się po prostu wyłączyć.
7. Oszacuj, ile osób  potrzebnych jest do organizacji wydarzenia. Weź pod uwagę, że Twój zespół musi zadbać o: organizację miejsca i/lub narzędzia online, aktywności, komunikację do pracowników, administrację wydarzenia oraz ewaluację.
8. Zaangażuj pracowników i powołaj zespół projektowy – najlepiej interdyscyplinarny. Ogłoś nabór w dostępnych kanałach komunikacji wewnętrznej. Twoja wiadomość będzie przy okazji zajawką wydarzenia dla całej organizacji. Zbudujesz zainteresowanie tematem.
9. Przygotuj plan działania, który przedstawisz zespołowi projektowemu. Pamiętaj, aby zawierał podział odpowiedzialności i harmonogram umiejscowiony w czasie. 
10. Choć samodzielne organizowanie eventów pracowniczych jest możliwe, gdyby w trakcie planowania okazało się, że jednak nie obejdzie się bez wydatków – znajdź sponsora, wewnątrz lub na zewnątrz organizacji. Jeżeli będziesz starał/a się o sponsora zewnętrznego – uświadom mu co zyska promując swoją markę wśród Waszych pracowników.
11. Zaproś pracowników na wydarzenie. Opracuj atrakcyjną komunikację dotyczącą eventu, zwróć uwagę potencjalnych uczestników ciekawą formą i treścią. Weź pod uwagę, że Twoje zaproszenie musi wyróżnić się w gąszczu innych wiadomości, jakie otrzymujemy mailem każdego dnia.
12. Bawcie się dobrze – jeżeli jest taka możliwość rejestruj fragmenty wydarzenia, rób zdjęcia, zbieraj na żywo feedback od uczestników, zrób relacje w mediach społecznościowych. Pokaż efekt pracy grupy projektowej. 
13. Podziękuj zespołowi za organizację – nawet jeżeli nie wszystko poszło zgodnie z Waszymi oczekiwaniami. Pamiętaj, że bez zaangażowanych ludzi, event nie miałby szans powodzenia. 

Samodzielne organizowanie eventu – co po nim?