Skuteczna komunikacja wewnętrzna z pracownikami fizycznymi
Każdy pracownik chce być dobrze poinformowany o tym, co dzieje się w firmie. Jak skutecznie zapewnić dostęp do informacji w dużych firmach produkcyjnych, logistycznych, w przedsiębiorstwach budowlanych i wszystkich innych branżach zatrudniających pracowników na stanowiskach nie wyposażonych w komputer służbowy.
O podzielenie się swoim doświadczeniem w zakresie skutecznych narzędzi do komunikacji z tą grupą docelową poprosiłam Przemysława Iwańczuka z agencji FRUIT.pl, która od lat skutecznie wspiera firmy w prowadzeniu komunikacji z pracownikami i współpracuje z nami przy projektach employer brandingowych.
Jakie kanały/narzędzia komunikacji wewnętrznej sprawdzają się w przypadku pracowników blue-collars, którzy nie mają dostępu do komputera służbowego?
Brak bezpośredniej możliwości wysyłania komunikatów elektronicznych to jedna z większych barier w dotarciu do tej grupy pracowników. Dlatego w pierwszej kolejności skupiamy się na otoczeniu, w którym poruszają się i przebywają. To właśnie w tych miejscach szukamy możliwości skomunikowania się z naszymi pracownikami.
Przestrzeń ta daje wiele możliwości, zwłaszcza tam, gdzie pracownik na chwilę przystaje – od wejścia, poprzez szatnię, stołówkę, aż po halę produkcyjną. Wszędzie tam możemy umieszczać komunikaty. Sprawdzą się tutaj plakaty, ulotki, standy.
Warto zadbać o to, aby na stałych tablicach informacyjnych treści były na bieżąco zmieniane, a ich forma graficznie różnicowała przekazywane komunikaty.
Dodatkowym wsparciem stają się ekrany TV, na których możemy wyświetlać krótkie filmy czy pokazy slajdów.
Dobrze zaprojektowane prezentacje multimedialne będą też cennym wsparciem spotkań kierowników z pracownikami i dodatkowym wzmocnieniem przekazywanych informacji.
Świetny efekt przynoszą także niestandardowe akcje o charakterze teaserowym, przełamujące zwyczajowe formy komunikacji, które intrygują pracowników i przyciągają ich uwagę.
W kantynie możemy wykorzystać również nagrania głosowe, ale tu zalecam umiar i wyczucie, aby w czasie, który pracownik przeznacza na odpoczynek, nie bombardować go informacjami, bo w rezultacie może to przynieść efekt odwrotny od zamierzonego.
Nie zapominajmy też o istotnej komunikacji odnoszącej się do samej specyfiki danego stanowiska pracy w firmie produkcyjnej i wynikających z niego zadań. Materiały dotyczące bezpieczeństwa, instrukcje obsługi urządzeń, porady, materiały onboardingowe – tutaj świetnie sprawdzi się np. podręcznik pracownika albo video content i różnego rodzaju filmy instruktażowe, z którymi pracownicy mogą się zapoznać na własnych smartfonach przy wykorzystaniu np. QR kodów.
Nie musimy z założenia rezygnować z komunikacji elektronicznej. Warto jest poprosić pracowników o zgodę na wysyłanie informacji na ich prywatne adresy e-mailowe. Pamiętajmy o tym, by było to dobrowolne, z uwzględnieniem zasad RODO. Możemy też rozważyć utworzenie moderowanej grupy dla pracowników w mediach społecznościowych. Należy mieć jednak na uwadze, że nie każdy będzie posiadał tam konto, a tym samym dostęp do grupy.
Zdecydowanie polecanym przeze mnie narzędziem w komunikacji z pracownikami produkcyjnymi są wydawnictwa wewnętrzne.
Czy wydawnictwa wewnętrzne nie są już przeżytkiem?
Po okresie częściowego odejścia od tego typu komunikacji na rzecz mediów cyfrowych ostatnio widzimy co raz większe zainteresowanie i powrót do wydawnictw wewnętrznych.
Spowodowane jest to zapewne dostrzeganiem korzyści, jakie dają one w firmie. Ta forma komunikacji pozwala na prezentowanie większej ilości informacji, zapewnia pracownikom dłuższy dostęp do nich, a także umożliwia lepsze zaplanowanie i zróżnicowanie kontentu.
Od ważnych wydarzeń z życia firmy, poprzez akcje pracownicze, konkursy czy prezentowanie ciekawych pasji.
Odbiorcy w łatwy sposób mogą powracać do ważniejszych zagadnień i komunikatów.
W dobrze zaplanowanym piśmie, podając naprzemiennie informacje o różnym stopniu skomplikowania, zróżnicowane tematycznie, możemy skłonić czytelników do zapoznania się z bardziej wymagającymi treściami.
Pracownicy często zabierają gazetki do domu, gdzie mogą pochwalić się artykułami, w których występują, rodzinie lub pokazać je znajomym. To dodatkowy atut! W ten sposób buduje się brand pracodawcy poza firmą.
Aby druk gazetek możliwie najmniej obciążał środowisko, staramy się zawsze dostosować ich nakład do realnych potrzeb. Dobrym pomysłem jest np. stworzenie kącika z pismami w firmowej kantynie, gdzie ten sam egzemplarz może przeczytać wiele osób.
Dodatkowo, aby nie obciążać środowiska nadmiernym drukiem, a jednocześnie, aby ta sama informacja dotarła do pracowników biurowych firmy, proponujemy naszym klientom elektroniczną wersję pisma.
Rozwiązania techniczne, którymi dysponujemy, pozwalają na uzyskanie efektu przewracania stron czy nawet szelestu papieru, co sprawia, że przeglądanie takiej wersji gazetki dostarcza podobnych wrażeń jak obcowanie z drukowanym wydaniem. Dzięki połączeniu tych dwóch form, papierowej i elektronicznej, informacje mogą dotrzeć do całej organizacji.
O czym warto pamiętać, projektując przekaz do tej grupy docelowej?
Grupa pracowników blue-collar jest zróżnicowana, począwszy od wieku, płci, przez wykształcenie, staż pracy, aż po zainteresowania. W związku z tym, aby tworzona komunikacja była efektywna, musimy poprzedzić ją analizą grupy docelowej i określeniem person, do których chcemy docierać.
W przypadku pracowników produkcyjnych warto pamiętać o ich mocnym przywiązaniu do społeczności lokalnej. Poznanie jej specyfiki pozwala na ich lepsze zrozumienie, a co za tym idzie, dopasowanie komunikacji do ich potrzeb. Dobrą praktyką jest nawiązanie do pasji, które pracownicy często rozwijają poza pracą. Dzięki temu buduje się lepszą relację pomiędzy pracodawcą a pracownikiem i znajduje się więcej punktów wspólnych.
To wszystko ułatwia identyfikację odbiorcy z przedstawianą w komunikacji personą.
Lepsze poznanie tej grupy pracowników i specyfiki ich zadań pozwala również na dobór takich tematów, które będą dla nich interesujące i angażujące. Wsłuchujmy się w to, co sami pracownicy mają do powiedzenia i jakich treści w komunikacji firmy im brakuje. Pomóc nam mogą w tym chociażby formularze do zgłaszania sugestii czy udostepnienie adresu mailowego do zespołu komunikacji, na który można wysyłać propozycje tematów do poruszenia w komunikacji.
Jakich błędów nie popełniać w komunikacji skierowanej do pracowników liniowych?
- Największym błędem, jaki może popełnić firma, jest różnicowanie komunikacji ze względu na rodzaj pracowników: inna komunikacja dla pracowników produkcyjnych, inna dla umysłowych. Ważne jest to, aby obie grupy czuły, że razem tworzą jedną organizację, bez podziału na „my” i „oni”.
- Uwzględnijmy różnorodny wygląd graficzny każdego z komunikatów. W ten sposób unikniemy sytuacji podobnej do zjawiska „ślepoty banerowej”, kiedy odruchowo ignorujemy podobnie wyglądające przekazy, nie zwracając uwagi na ich treść.
- Pamiętajmy również o przejrzystości w budowaniu komunikatów – zwłaszcza tych dotyczących bezpieczeństwa – tak, by informacja docierała szybko i bez zakłóceń. Każdy przekaz, kierowany zarówno do pracowników produkcyjnych, jak i biurowych, powinien nieść ze sobą korzyść dla odbiorcy i informować o ważnych tematach. Unikajmy natłoku mało istotnych informacji, które niewiele wnoszą do życia pracownika.
Jak sprawdzić, czy komunikat dociera do odbiorcy i czy jest właściwie rozumiany?
W pierwszej kolejności zachęcam pracodawców do audytu komunikacji wewnętrznej, dzięki któremu dowiemy się jak pracownicy oceniają efektywność zastosowania poszczególnych kanałów informacyjnych, jakie stosuje firma. Taka analiza nie pozostawia nam złudzeń, które z narzędzi komunikacyjnych powinniśmy nadal rozwijać , a które kompletnie nie przynoszą pożądanego efektu. Wbrew niektórym opiniom audyt nie musi być wcale absorbujący czasowo dla Klienta, czyli w praktyce dla zespołu HR lub Komunikacji. Większa część zakresu prac operacyjnych leży po naszej stronie.
Co więcej odważne podejście do oceny komunikacji wewnętrznej w firmie może przybrać również formę projektu atrakcyjnego dla samych pracowników, a tym samym wpisać się w pozytywnie w wewnętrzny employer branding.
- Ważna jest również obserwacja pracowników. Dopytujmy czy rzeczywiście wcielają w życie przekazywane treści, monitorujmy statystyki kliknięć w komunikaty elektroniczne, ilość papierowych gazetek, która znika ze standów.
- Poza tym, świetnie sprawdzą się różnego rodzaju quizy, konkursy i ankiety. Jeśli przy okazji nie zapomnimy o nagrodach dla czytelników, możemy liczyć na informację zwrotną, która będzie dla nas drogowskazem, w jakim kierunku prowadzić dalsze działania.
Jak będzie wyglądała komunikacja przyszłości w firmach zatrudniających pracowników fizycznych? Jakie trendy obserwujecie na rynku?
Rozwój mediów społecznościowych będzie przesuwał ciężar w stronę komunikacji cyfrowej. Wszystko wskazuje na to, że pracodawcy coraz częściej sięgają po aplikacje mobilne, dostępne przede wszystkim dla pracowników fizycznych.
Wyobraźmy sobie np. pracownika budowy który w poszukiwaniu aktualnych informacji firmowych udaje się specjalnie do centrali czy oddziału firmy by spojrzeć na tablicę informacyjną (?) W takiej sytuacji znacznie wygodniejsze będzie dla niego skorzystanie z rozwiązań mobilnych.
Nie oznacza to jednak, że tradycyjne formy komunikacji w przestrzeni firmy zupełnie znikną. Najlepszy efekt uzyskamy, kiedy połączymy wszystkie te możliwości, by stworzyć spójny i intrygujący odbiorcę przekaz.
A jak ma się komunikacja dla pracowników „blue” w Twojej firmie?
